Voor elke ondernemer, groot of klein, is een goede administratie essentieel. Een belangrijk onderdeel daarvan is het opstellen en versturen van facturen. Wie dit handmatig doet, merkt al snel dat het tijdrovend en foutgevoelig kan zijn. Het gebruik van facturatie software biedt dan uitkomst. Niet alleen wordt het factuur maken eenvoudiger, ook het overzicht en de opvolging van betalingen worden beter beheersbaar.

Het belang van correcte facturatie

Een factuur is meer dan een betalingsverzoek. Het is een officieel document dat voldoet aan wettelijke eisen en dient als bewijsstuk in de administratie. Fouten in facturen kunnen leiden tot vertraging in betalingen, vragen van klanten of problemen met de belastingdienst. Het is dus van belang dat facturen correct, volledig en overzichtelijk zijn opgesteld.

Voor ondernemers die handmatig werken in een tekstverwerker of spreadsheet, kan het lastig zijn om elke keer opnieuw alle juiste gegevens toe te voegen. Bovendien is het bijhouden van openstaande posten en herinneringen vaak onoverzichtelijk zonder een geautomatiseerd systeem.

Wat facturatie software biedt

Facturatie software helpt om dit proces te stroomlijnen. Vanuit één centrale omgeving kunnen ondernemers klantgegevens beheren, diensten of producten selecteren en snel een foutloze factuur opstellen. De meeste programma’s vullen standaardgegevens automatisch in en controleren op verplichte elementen, zoals btw-nummers of factuurnummers.

Daarnaast bieden veel oplossingen inzicht in de status van facturen. Je kunt zien welke al betaald zijn, welke nog openstaan en welke mogelijk een herinnering nodig hebben. Dit geeft grip op de cashflow en voorkomt dat je achter betalingen aan moet.

Sommige facturatieprogramma’s gaan verder en bieden ook mogelijkheden voor offertes, abonnementen, automatische incasso of integratie met boekhoudsoftware. Dat maakt het geschikt voor zowel de startende ondernemer als het groeiende mkb.

Efficiënt een factuur maken

Een factuur maken met behulp van software bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Veel programma’s slaan klant- en productinformatie op, zodat je niet steeds opnieuw gegevens hoeft in te voeren. Met een paar klikken staat de factuur klaar, inclusief eigen logo, betalingsvoorwaarden en de juiste btw-tarieven.

Daarbij wordt vaak automatisch een pdf-bestand gegenereerd dat je per e-mail kunt versturen. Sommige systemen houden zelfs bij of de klant de factuur geopend heeft, wat handig is bij het opvolgen van openstaande bedragen.

Voor wie regelmatig met dezelfde klanten werkt, zijn er ook functies voor terugkerende facturen. Denk aan maandelijkse abonnementen of vaste onderhoudscontracten. De software verstuurt dan automatisch een nieuwe factuur op het juiste moment.